AI in project management tools
Agil Automatisierung
8 min lesen
Januar 5, 2023

KI in Projektmanagement-Tools: ein ehrlicher Überblick

KI im Projektmanagement einsetzen für die Verwaltung von Projekten mag zunächst ein wenig beängstigend erscheinen — aber keine Sorge, wir sprechen hier nicht davon, menschliche Manager durch Roboter zu ersetzen.

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Olga Ryan

Was ist KI?

Künstliche Intelligenz (KI) ist eine Technologie, die das Potenzial hat, unsere Arbeitsweise zu verändern, und sie wird bereits in vielen verschiedenen Branchen eingesetzt.

KI im Projektmanagement hat einen großen Einfluss. Unternehmen wie Slack, Amazon Web Services, Microsoft und aqua bieten Tools an, die KI nutzen, um Aufgaben für Manager und Teammitglieder zu automatisieren.

Das Projektmanagement ist seit langem ein fester Bestandteil der Wirtschaft und hat sich bis heute gehalten. Die Werkzeuge, die wir für das Testen von Software und die Verwaltung von Projekten verwenden, haben sich im Laufe der Jahre zwar verändert, aber einige Dinge müssen sich immer noch ändern.

Projektleiter müssen Fristen, Budgets und die Zuweisung von Ressourcen im Auge behalten — und gleichzeitig ihr Team motivieren und organisieren. Kein Wunder, dass Projektmanager zu den bestbezahlten Fachleuten der Welt gehören! 

Aber was wäre, wenn Sie einige dieser Prozesse oder sogar den gesamten Arbeitsablauf automatisieren könnten? Was wäre, wenn Sie Ihr Team dazu bringen könnten, effektiver zusammenzuarbeiten und den ROI zu steigern? Was wäre, wenn Sie sicherstellen könnten, dass Ihr Team immer auf Erfolgskurs ist? Nun… jetzt können Sie! Mit KI in Projektmanagement-Tools können Sie die Automatisierung nutzen, um sich um all die lästigen kleinen Details zu kümmern, die Sie sonst von Ihrer eigentlichen Arbeit ablenken würden: der Leitung Ihres Teams!

Schauen wir uns die Rolle der künstlichen Intelligenz im Projektmanagement an und wie sie jetzt und in Zukunft in Projektmanagement-Tools funktioniert.

Vorteile von KI-basierten Projektmanagement-Tools

Ob kleines Startup oder etabliertes Unternehmen, KI-basierte Projektmanagement-Tools helfen Ihnen, Dinge effizienter und effektiver als je zuvor zu erledigen.

Schauen wir uns einige Beispiele an.

Die Rolle von Bots und KI im Projektmanagement ist für die Zeiterfassung von Bedeutung. So können Manager mithilfe eines Algorithmus, der ermittelt, wie man mit einer bestimmten Anzahl von Mitarbeitern möglichst viel Arbeit erledigen kann, Zeitpläne erstellen und diese dann automatisch umsetzen. Das Ergebnis? Effizientere Nutzung der Ressourcen und effektiveres Zeitmanagement der Mitarbeiter.

Schließlich gibt es noch die KI-gestützte Berichterstattung. Damit lassen sich Berichte auf der Grundlage bestimmter Kennzahlen (wie Umsatz oder Mitarbeiterzufriedenheit) erstellen, die Sie selbst nicht strukturieren könnten  zu viele Daten sind zu analysieren oder erfordern einen lächerlich langen Zeitraum.

KI-basierte Tools können Sie im Allgemeinen bei der Berichterstattung unterstützen, indem sie diese Art von Berichten erstellen:

Sparen Sie Zeit bei sich wiederholenden Aufgaben

Nehmen wir an, Sie haben ein Projekt, bei dem bestimmte Aufgaben zu bestimmten Terminen erledigt werden müssen. So weit, so gut. Aber wenn es Ihren Teammitgliedern wie den meisten Teams geht, brauchen sie auch regelmäßige Informationen über den Status ihrer Aufgaben und anderer Projekte in ihrem Umfeld. Das bedeutet, dass Sie zu viel Zeit mit der Beantwortung von Fragen verbringen werden, wie „Wie läuft es?“ oder „Wann ist es fertig?“ oder „Warum ist es noch nicht fertig?“

Aber was wäre, wenn ein KI-System mit all diesen Antworten programmiert werden könnte — und sie dann für Sie beantworten würde? 

Ein gutes Beispiel hierfür sind wiederum Testfälle. Wenn Sie KI Testfälle für Ihre Tester schreiben lassen und diese nicht kontrollieren müssen, erhalten Sie am Ende ein umfassendes Bild aller möglichen Engpässe, wo Sie eine Person statt der Automatisierung oder KI einsetzen müssen und ob der festgelegte Zeitraum für diese Fälle ausreicht. Sie verbringen also keine Zeit mit der Suche nach diesen Erkenntnissen, sondern planen lediglich, wie Sie Ihre Ressourcen für ein besseres Projektmanagement umschichten können.

Das bedeutet weniger Unterbrechungen und mehr Zeit für strategische Überlegungen zur Verwaltung Ihrer Ressourcen und zum langfristigen Vorankommen der Dinge.

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Erstellen Sie hochpräzise Kostenvoranschläge für Projekte

Mit KI in Softwaretesten können Sie hochpräzise Schätzungen für Projekte erstellen, die manuell nicht möglich gewesen wären.

KI kann Ihnen helfen, das Arbeitsaufkommen für Ihre Projekte vorherzusagen, wie lange jede Aufgabe dauern wird und wie viele Mitarbeiter dafür benötigt werden. Die Technologie kann auch feststellen, welche Aufgaben am ehesten rechtzeitig erledigt werden und welche am ehesten hinter dem Zeitplan zurückbleiben, so dass Sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen können.

Der Einsatz von KI in Ihren Projektmanagementprozessen bedeutet, dass Sie weniger Zeit mit der Planung von Projekten und mehr Zeit mit deren Bearbeitung verbringen, wodurch Sie mehr Zeit haben, sich auf andere Bereiche Ihres Unternehmens zu konzentrieren.

Automatisieren Sie viele der Prozesse

Eine der interessantesten Anwendungen von künstlicher Intelligenz im Projektmanagement ist die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, die sonst unglaublich zeitaufwändig wären. 

Da KI eine große Datenmenge in kürzester Zeit verarbeiten kann, bietet sie den Projektmanagern einen großen Vorteil. KI-Bots analysieren zum Beispiel den großen Umfang der Daten, machen bestimmte Entdeckungen, die für die Kunden wichtig sind, und können die mühsame Aufgabe des Schreibens und Versendens von E-Mails an sie übernehmen. 

Oder wie wäre es, wenn diese Bots auch Berichte für bestimmte Zeiträume erstellen könnten, die auf den Arbeitsergebnissen ihres Teams basieren und bestimmte Metriken verwenden — wie beispielsweise die Anzahl der Fehler im Code während der Ferien? 

Dies sind nur zwei Beispiele dafür, wie KI den PMs das Leben erleichtern kann, indem sie ihnen lästige Aufgaben abnimmt, damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

Schlussfolgerung

Das ist nicht nur ein Modewort, sondern eine Tatsache. Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen und Bots werden bereits im Projektmanagement eingesetzt. Und sie tun viel mehr als nur alltägliche Aufgaben zu automatisieren. Und das ist ein großer Vorteil für sie.

Die Zukunft der künstlichen Intelligenz im Projektmanagement liegt auf der Hand — sie wird unsere Arbeitsweise verändern, indem sie ihr ein zusätzliches „Gehirn“ hinzufügt. Und alles zusammen wird Ihr Projektmanagement und Ihre Qualitätssicherung intelligenter, schneller und besser machen.

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FAQ
Wie wird KI im Projektmanagement eingesetzt?

KI wird im Projektmanagement eingesetzt, um Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Sie kann Ergebnisse vorhersagen und Fragen beantworten wie: „Was wird passieren, wenn wir diesem Projekt mehr Ressourcen hinzufügen?“ oder „Wie lange wird es dauern, diese Aufgabe zu erledigen?“ KI kann auch dazu verwendet werden, Maßnahmen auf der Grundlage früherer Datenpunkte zu empfehlen, sodass Sie sich bei Projektentscheidungen nicht auf Ihre eigene Erfahrung oder Intuition verlassen müssen. Wenn Sie zum Beispiel bereits ähnliche Projekte durchgeführt haben, kann Ihnen die KI Empfehlungen geben, was gut und was weniger gut funktioniert hat.

Was sind die Vorteile von KI-Projektmanagement-Tools?

KI-Projektmanagement-Tools sind großartig, weil sie helfen, die zeitaufwändigsten Teile des Projektmanagements zu automatisieren. Sie können Informationen über die Aufgaben Ihres Teams sammeln, ihre Fortschritte verfolgen und regelmäßig über den Stand der Dinge informieren. Dies führt zu effizienteren Abläufen, einem besseren Überblick über Ihre Projekte und letztlich zu zufriedeneren Mitarbeitern und Kunden.

Welche Bedeutung hat die KI für die Projektplanung?

Die Bedeutung von KI bei der Projektplanung liegt darin, dass sie Ihnen helfen kann, eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, was Ihr Projekt kosten wird, wie lange es dauern wird und ob Sie es vorantreiben sollten oder nicht.

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