In diesem Artikel werden wir uns vorwiegend darauf konzentrieren, wie wir es schaffen, trotz unserer weltweiten Verstreuung nie den Überblick über unsere Arbeit zu verlieren und nahtlos und ohne Leistungsprobleme zu arbeiten.
#1. Aufbau von Beziehungen und Vertrauen
Um sich schneller zusammenzuschließen und als Team bessere Ergebnisse zu erzielen, müssen Sie täglich oder wöchentlich mit anderen Teammitgliedern persönlich in Kontakt treten. Wenn man ineffektiv kommuniziert, dauert es viel länger, bis man dem anderen vertraut.
Der Mangel an gemeinsam verbrachter Zeit macht es schwieriger, sich auf die Kommunikationsstile, Persönlichkeitstypen und Arbeitsvorlieben der Teamkollegen einzustellen. So wird der schwierige Aufbau von Beziehungen und Vertrauen im Team zu einem der Hauptprobleme bei der Kommunikation bei Remote-Work, was zu Kommunikationspannen, Missverständnissen und geringerer Produktivität führt.
Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass das bei aqua nie ein Problem war. Als ich im März in das Unternehmen eingestiegen bin, war ich nervös wegen des Anpassungsprozesses. Aber von den ersten Stunden und Tagen an hatte ich immer das Gefühl, dass ich schon seit Jahren hier arbeite und die Unterstützung und Wärme des Teams spüre. Während dieser drei Monate haben sich meine Beziehungen zu meinen Teamkollegen nur verbessert, was auf mehrere Faktoren zurückzuführen ist.
Hier sind einige Schritte, die wir unternehmen, um starke Beziehungen bei aqua aufzubauen:
- Wir fördern teamfördernde Aktivitäten wie Online-Teambuilding-Spiele oder gesellschaftliche Veranstaltungen, insbesondere freitags.
- Unser Team richtet regelmäßige Kommunikationskanäle ein, darunter Teamsitzungen, Gruppenchats und Produktaktualisierungen.
- Das aqua Team minimiert das Mikromanagement, indem es kein Instrument zur Zeiterfassung verwendet und den Teammitgliedern die Wahl ihrer eigenen Fristen überlässt
- Wir setzen auf Transparenz und Ehrlichkeit in der Kommunikation, um Vertrauen aufzubauen
- Wir fördern eine Kultur der Teamarbeit und Zusammenarbeit, in der jeder seine Meinung, sein Feedback und seine Bedenken mitteilen kann
#2. Unterschiedliche Zeitzonen
Das Leben in unterschiedlichen Zeitzonen ist aus verschiedenen Gründen auch eine der Herausforderungen bei der Kommunikation in Remote-Unternehmen. Bei großen Zeitunterschieden gibt es nur ein kleines Zeitfenster für die Kommunikation in Echtzeit. Es führt auch zu verzögerten Antworten, wenn ein Teammitglied eine Nachricht sendet, während das andere offline ist. Außerdem kann die Planung von Besprechungen aufgrund von Zeitzonen zu einem Problem werden, da einige Teammitglieder möglicherweise nicht daran teilnehmen können.
In aqua besteht unser Marketingteam aus 6 Mitgliedern, die in 5 verschiedenen Zeitzonen leben. Die durchschnittliche Zeitverschiebung im Unternehmen liegt bei 2–3 Stunden, und eine unserer Kolleginnen, Maria, arbeitet von den USA aus mit einer Zeitverschiebung von 11 Stunden. Dennoch haben wir nahezu keine Kommunikationsprobleme mit dem Team.
Als multinationales Unternehmen, dessen Mitarbeiter weltweit verteilt sind, gehen wir folgendermaßen mit Zeitzonenunterschieden um:
- Setzen Sie Erwartungen an die Kommunikation: Wir erstellen klare Kommunikationsprotokolle, die sicherstellen, dass alle Teammitglieder die Verfügbarkeit und Reaktionszeiten der anderen kennen. Jeder respektiert die Verfügbarkeit seiner Teamkollegen aus anderen Zeitzonen und versucht, sie außerhalb ihrer Arbeitszeiten nicht zu stören.
- Verwenden Sie Kommunikations-Tools: Wir setzen Projektmanagement-Tools ein, um in Echtzeit zu kommunizieren, wenn Teammitglieder nicht verfügbar sind.
- Haben Sie feste Sitzungszeiten, die für alle passen: Wir haben tägliche und wöchentliche Sitzungen, die der Verfügbarkeit aller Teammitglieder entsprechen.
#3. Verschiedene Teams miteinander verbinden
Die Bewältigung von Kommunikationsproblemen innerhalb eines Teams ist eine Sache, die Leitung verschiedener Teams, die an demselben Projekt arbeiten, eine ganz andere. Bei Remote-Work ist es schwieriger, eine reibungslose Kommunikation aufrechtzuerhalten, vor allem, wenn es in einer Büroumgebung häufig zu Missverständnissen und sogar Konflikten kommt. Die Beziehungen zwischen QS und Entwickler können ein anschauliches Beispiel dafür sein.
Hier sind wirksame Möglichkeiten, wie wir mit diesem Problem in aqua umgehen:
- Wir treffen uns regelmäßig mit den anderen Teams, um Aktualisierungen zu besprechen, von wöchentlichen Entwicklungsbesprechungen bis zu regelmäßigen Produktdemonstrationen
- Unsere Teamleiter legen klare Erwartungen für die Leistungen und Verantwortlichkeiten der einzelnen Teams fest
- aqua unterstützt ein transparentes Umfeld, in dem jeder die Engpässe und verbesserungswürdigen Bereiche kennt
- Die Teams nutzen die Projektmanagement-Tools der anderen, um Aufgaben zu erstellen und zuzuweisen, an denen sie beteiligt sind
- Unser Team pflegt eine Feedback-Kultur, bei der wir Teammitglieder aus anderen Teams einbeziehen, die uns bei Aufgaben helfen und ihre ehrliche Meinung dazu abgeben.
#4. Übermäßiges Vertrauen in die Technologie
Ein weiteres Problem der Kommunikation bei der Remote-Work ist die übermäßige Abhängigkeit von der Technologie. Ein Remote-Work Umfeld bedeutet weniger physische Interaktion und mehr technische Arbeit. Die Kommunikation kann zum Problem werden, wenn sie ausschließlich von technischen Hilfsmitteln abhängt. Das Risiko einer Fehlkommunikation führt zu Verwirrung und Verzögerungen und beeinträchtigt die Gesamtproduktivität. Außerdem ist die Technik unvollkommen und damit anfällig für Fehler, was im Falle eines Datenverlustes ein großes Problem darstellen kann.
In aqua nutzt unser Kreativteam verschiedene Issue-Tracker mit einer zentralen Plattform für Aufgaben, um den Arbeitsablauf zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Diese Tracker ermöglichen, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Fortschritte zu überwachen. Zudem verlässt sich unser Entwicklungsteam stark auf aqua, sowohl auf die Software als auch auf aqua-cloud.io, um den Entwicklungsprozess und die Kommunikation mit den Testern zu verwalten.
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#5. Das Gleichgewicht zwischen guter Kommunikation und Mikromanagement finden
Wenn es um die Herausforderungen bei der Kommunikation in Remote-Unternehmen geht, wird oft übersehen, dass ein perfektes Gleichgewicht zwischen übermäßigem Mikromanagement und der notwendigen Kommunikationsebene gefunden werden muss. Aber sie ist entscheidend für die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und die Aufrechterhaltung eines positiven Arbeitsumfelds.
Einerseits möchten Manager und Teamleiter regelmäßig Updates bekommen und wissen, wie die Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigen. Andererseits kann ein übermäßiges Mikromanagement zu Misstrauen und Unzufriedenheit oder Burnout bei den Mitarbeitern führen.
Bei aqua ist einer der Gründe, warum sich die Mitarbeiter, mich eingeschlossen, so sehr mit ihrer Arbeit verbunden fühlen und ihr Bestes geben, dass es kein Mikromanagement gibt. Keine unnötige Überwachung, keine unrealistischen Fristen und kein Chefgehabe führen zu zufriedenen Kunden mit einem guten Gleichgewicht zwischen Arbeit und Leben. Jeder wählt seine Fristen, setzt Prioritäten für seine Aufgaben und aktualisiert seine Fortschritte in den täglichen Besprechungen, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
So vermeidet aqua Mikromanagement:
- Die Aufgaben werden entsprechend den Fähigkeiten, der Erfahrung und dem zu erwartenden Arbeitsaufkommen der Teammitglieder effektiv delegiert.
- Es werden Ressourcen zur Verfügung gestellt, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder über die notwendigen Mittel verfügen, um die Arbeit zu erledigen.
- Autonomie wird gefördert, damit die Teammitglieder unabhängig arbeiten und Entscheidungen treffen können.
- Jeder kommuniziert konstruktiv, respektvoll und in einer nicht beleidigenden Sprache, wenn er nach einem Update sucht, Feedback gibt oder auf ein Problem hinweist.
„Als Führungskraft in einem Unternehmen kann man nie genug kommunizieren, aber in einem Remote-Unternehmen könnte nichts wahrer sein.“
Abschließende Gedanken
Zusammenfassend kann gesagt werden, dass eine wirksame Kommunikation ein entscheidender Faktor für die Produktivität und die Qualität der Arbeit in Remote-Unternehmen ist. Um die Herausforderungen zu meistern, die ein Remote-Mitarbeiter bei der Kommunikation zu bewältigen hat, sollte jeder einzelne Mitarbeiter Verantwortung übernehmen und seinen Teil dazu beitragen. Allerdings muss das Unternehmen darauf vertrauen, dass sie ihre Aufgaben erfüllen und nicht an ihnen herummeckern. Durch die Umsetzung der Tipps und Strategien, die wir auch in aqua anwenden, können Sie die Probleme, die sich aus dem Fehlen von persönlichen Kontakten und Bürobesprechungen ergeben, wirksam angehen.
Wenn Sie ein Remote-IT-Unternehmen sind und nach einer Lösung suchen, um Ihre Remote-Arbeit zu rationalisieren und die Zusammenarbeit zwischen Ihren Teams zu verbessern, sollten Sie aqua in Betracht ziehen. Dieses KI-gestützte Tool bietet ein einzigartiges, benutzerfreundliches und leistungsstarkes Fehlerberichtstool, das die Identifizierung und Lösung von Problemen vereinfacht, sodass sich Ihre Teams auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren können. Es wird Ihre Zusammenarbeit reibungslos gestalten und Sie über den Fortschritt der laufenden Projekte auf dem Laufenden halten.
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