Vor etwa 7 Monaten schrieb mein Kollege einen Beitrag auf LinkedIn darüber, wie wir unsere Freigaben für Anwendungen verbessert haben. Und heute möchte ich andere Ratschläge zur Verbesserung von Meetings geben.
Unser Team kämpfte also darum, das Beste aus unserer Arbeit herauszuholen. Manchmal dauerte es zu lange, bis wir eine Lösung für unsere Herausforderungen fanden. Wir wussten, dass wir anders arbeiten mussten, und wir wussten, was wir zuallererst wollten: ein effektives Treffen mit unseren Entwicklungs- und QS-Teams.
Eines Tages saß ich nach einer Besprechung mit meinem Kollegen zusammen, und er sagte etwas, das alles veränderte: „Falls eine Besprechung länger als zwei Stunden dauert, kann ich mich wirklich an nichts mehr erinnern. Zu viele Informationen, blinde Flecken und Geplauder, yo. Es fühlt sich an wie verschwendete Zeit mit einem Null-Ergebnis.“
Da wurde mir klar, dass wir alles falsch gemacht hatten! Wir haben die Produktivität von Softwareteams daran gemessen, wie viel Zeit die Mitarbeiter an ihrem Schreibtisch verbrachten oder wie viele Stunden sie pro Woche arbeiteten. Aber was sagte uns das wirklich über ihre Effektivität?
Geheimnisse effektiver Treffen mit dem Testerteam
Um es gleich vorweg zu nehmen: Es geht nicht darum, wie man die Produktivität von Testern misst.
Heutzutage sind Besprechungen immer noch ein wichtiger Bestandteil eines jeden Projekts. Falls ein QS-Leiter seine Zeit besser nutzen und die Produktivität steigern möchte, sollte er auf jeden Fall prüfen, wie er sich besser in Projektbesprechungen einbringen und das gesamte Team zusammenbringen kann.
Ich habe einige meiner Lieblingstipps zusammengestellt, um die Produktivität von Testern zu steigern und Meetings so produktiv wie möglich zu gestalten:
Abstimmung zu Prioritäten und Team-Wohlbefinden
Die besten Besprechungen gehen über das reine Verfolgen von Aufgaben hinaus; sie helfen Ihrem Team, sich auf das große Ganze zu fokussieren und herauszufinden, was den Fortschritt wirklich blockiert. Wenn Sie regelmäßig über sich ändernde Prioritäten und anstehende Sprint-Herausforderungen sprechen, bleibt jeder darauf ausgerichtet, was am wichtigsten ist.
Planen Sie 10-15 Minuten pro Besprechung ein, um zu fragen: ‚Was bremst uns aus?‘ und ‚Konzentrieren wir uns noch auf die richtigen Dinge?‘ Aber hören Sie nicht dabei auf. Remote QA Teams brauchen besonders einen urteilsfreien Raum, um Bedenken und Frustrationen zu äußern. Studien zeigen, dass Teams mit regelmäßigen Wohlbefindens-Überprüfungen fast 40% weniger Burnout-Vorfälle haben. Beenden Sie jede Besprechung mit der Frage, ob jemand Unterstützung braucht oder noch Sorgen hat. Das verwandelt sterile Statusaktualisierungen in echte menschliche Verbindungen, die sowohl Produktivität als auch Moral steigern.
1) Legen Sie Ziele für jede Sitzung fest und stellen Sie sicher, dass sich jeder über diese Ziele im Klaren ist
Wie oft haben Sie sich schon in einer Besprechung wiedergefunden, in der das Team an einem Problem festhängt und Sie merken, dass die ganze Sache nicht vorankommt?
Wir haben festgestellt, dass es wichtig ist, dass alle Mitarbeiter auf die Sitzungen vorbereitet sind. Es ist auch wichtig, daran zu denken, dass jede Besprechung ihren eigenen Zweck hat. Daher ist es wichtig, das Ziel jeder Besprechung im Auge zu behalten, bevor man sich in die Dinge stürzt.
2) Halten Sie die Sitzungen kurz und bündig
Vor allem, wenn es sich um QS-Ingenieure, Entwickler und Projektmanager handelt, denn sie haben in ihrem Arbeitsalltag so viele andere Dinge zu tun, als sich mit Ihnen (und untereinander) zu treffen. Machen Sie es also kurz und kommen Sie gleich zur Sache.
Ihre QS-Team-Besprechungen laufen viel reibungsloser, wenn Sie Aktualisierungen auf 90 Sekunden pro Person begrenzen – stellen Sie einen sichtbaren Zeitmesser auf den Bildschirm und beobachten Sie, wie fokussiert alle werden. Teams, die diese Methode verwenden, halbieren ihre Besprechungszeiten nahezu und entdecken dabei sogar mehr kritische Blockaden.
Der wahre Zauber passiert in den kurzen Einzelgesprächen direkt danach. Wenn jemand seinen Gedanken nicht in 90 Sekunden beenden kann, ist das normalerweise Ihr Signal, dass es sowieso dedizierte Zeit braucht.
Beginnen Sie morgen, indem Sie diesen Zeitmesser stellen und dabei bleiben – Sie werden überrascht sein, wie viel klarer diese täglichen Aktualisierungen werden.
Wenn alle bereit sind, ihren Stand-up abzuschließen, stellen Sie sicher, dass alle auf derselben Seite stehen und über dieselben Informationen verfügen.
3) Fügen Sie am Ende jeder Sitzung eine Liste von Aktionspunkten hinzu
Es ist vielleicht so alt wie die Welt und nicht besonders witzig, aber das Versenden von Nachfassaktionen ist unerlässlich. Im Ernst, das ist so, als würde man nach einem Arztbesuch ein Rezept bekommen. Als hätten Sie alles durchgesprochen, toll, aber was soll ich jetzt tun?!
So können Sie sicherstellen, dass jeder weiß, was er während der Besprechung zu tun hat, bevor er kommt. Und sie verschwenden keine Zeit damit, herauszufinden, was vor sich geht oder was sie tun sollen, wenn sie erst einmal da sind
Lernen als festen Bestandteil jeder QA-Besprechung etablieren
Sie sollten nur 10-15 Minuten jeder Sitzung dem Wissensaustausch widmen; sei es eine kurze Vorführung eines Testwerkzeugs, das jemand entdeckt hat, die Analyse eines seltsamen Programmfehlers, der das Team zum Grübeln gebracht hat, oder einen Mini-Workshop zu Automatisierungstricks. In einer Woche machen Sie vielleicht eine ‚kuriosester Fehler, den wir gefunden haben‘-Runde, in der nächsten erklärt jemand einen neuen Testansatz, den er ausprobiert hat.
Die Magie passiert, wenn das zur Routine wird statt optional zu bleiben. Bitten Sie eine Person pro Besprechung, etwas zu teilen, was sie diese Woche gelernt hat. Keine Folien nötig — einfach 5 Minuten ‚hier ist, was ich herausgefunden habe.‘ Sie werden überrascht sein, wie schnell diese kleine Gewohnheit das Selbstvertrauen im Team stärkt und alle auf dem Laufenden hält bei Testtrends, die wirklich wichtig sind.
4) Verwenden Sie Tools als Backup
Wir haben das Glück, dass wir für aqua cloud arbeiten und nicht vor der Wahl einer besseren Testmanagement-Software stehen. Ich werde Ihnen also nicht sagen ‚falls Sie ein anderes Tool haben, so bla bla bla.‘ Nur meine Erfahrung bei der Arbeit mit aqua.
Der erste Schritt besteht darin, Metriken festzulegen, die für Sie und Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Falls Sie beispielsweise wissen möchten, ob es in Ihrem Testprozess Engpässe gibt oder Sie versuchen, ein QS-Team mühelos auf die Testautomatisierung vorzubereiten, führen Sie den Bericht auf der Grundlage dieser Metriken ein – er wird Ihnen einen guten Einblick geben.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, Ihr Testmanagement-Tool zur Kommandozentrale Ihres Meetings zu machen – das ist einfacher als Sie denken. Beginnen Sie Meetings, indem Sie gemeinsame Dashboards oder Live-Jira-Filter auf dem Bildschirm öffnen und aktualisieren Sie dann alles in Echtzeit, während Sie Probleme durchsprechen.
Änderungen zu diskutieren, aber bis später zu warten, um sie zu protokollieren, ist ein schlechter Zug. Wenn Sie Elemente während des eigentlichen Gesprächs aktualisieren, reduziert sich Fehlkommunikation um fast die Hälfte und diese lästigen Nachfass-E-Mails? Verschwunden.
Ihr erster Schritt: Teilen Sie im nächsten Meeting Ihren Bildschirm mit dem geöffneten Tool und bearbeiten Sie während des Gesprächs. Beobachten Sie, wie viel klarer alles wird, wenn das System Entscheidungen sofort widerspiegelt.
Befähigen Sie Ihr Team mit dem allmächtigen Testwerkzeug
5) Das Meeting ist das Meeting!
Falls es sich nicht um ein regelmäßiges Gespräch (täglich, wöchentlich), sondern um ein situatives Meeting handelt, sollte das Ergebnis eine konkrete Entscheidung oder Veränderung, ein Aktionsplan und die Verantwortlichen sein. Andernfalls war dieses Meeting umsonst. Selbst die Entscheidung, „nichts zu ändern“, kann eine Entscheidung sein, aber sie muss vernünftig sein und klar formuliert werden.
Meetings werden nicht für nette Gespräche abgehalten. Sie werden abgehalten, um eine Entscheidung zu treffen, wobei diese Entscheidung von mehreren Personen abhängt.
Schlussfolgerung
Meetings sollten keine lästige Pflicht sein, die damit endet, dass sich alle Anwesenden fragen: „Wozu war das gut?“ Stattdessen sollten sie immer mit einem konkreten Aktionsplan dafür enden, was das QS-Team in der nächsten Planungsphase erreichen wird.
Um die Produktivität des QS-Teams zu steigern, beschloss ich, bei meinem nächsten Treffen etwas anderes auszuprobieren: Anstatt sie zu fragen, was sie in der Woche getan hatten (was mir keinen wirklichen Einblick in ihre Leistung verschaffte), fragte ich sie, worauf sie sich in der nächsten Woche konzentrieren würden, und ließ sie dann erklären, warum dieser Fokus unserem Unternehmen zum Erfolg verhelfen würde. Und, oh Mann! Es hat geklappt!
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